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Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg Az.: 4006.1
(Stand: Januar 2003)
[Inhaltsverzeichnis gestrichen -- Red.]
Die Vergabe von Schlüsseln war bisher im Aufgabenkatalog der Hausmeister/Hausmeisterinnen enthalten. Auf Grund der Komplexität dieses Themas und mit Blick darauf, dass in fast allen Bereichen Schließanlagen installiert sind (z.T. auch auf elektronischer Basis) und die Aufgabenwahrnehmung sich dadurch wesentlich erschwert hat, ist es angezeigt, diese Aufgaben in die Institutssekretariate zu verlagern, zumal die Leiterin/der Leiter einer universitären Einrichtung über die Schlüsselvergabe zu entscheiden hat.
Die Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des Hausdienstes sind den Dienststellen der Universität zur Dienstleistung zugewiesen. Sie unterstehen dienstrechtlich der Leitung dieser Dienststelle, die Arbeitsanweisungen im Rahmen der Grundsätze dieser Dienstanweisung erteilen kann.
Für den Bereich Neuenheimer Feld wird bei der Verwaltung des Zentralbereichs Neuenheimer Feld (ZNF) mit Wirkung vom 01. April 2003 ein Hausmeisterpool eingerichtet. Die Verwaltung des ZNF stellt für die am Hausmeisterpool beteiligten universitären Einrichtungen die Dienstleistungen des Hausdienstes sicher (vgl. Anlage).
Bei Abweichungen ist nach Ziffer 7. zu verfahren.
Unabhängig von dem Unterstellungsverhältnis ist der Kanzler/die Kanzlerin berechtigt, an den Hausverwaltungsdienst Einzelanweisungen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und zum Schutz der Gebäude zu erlassen.
Der Hausverwaltungsdienst gliedert sich in:
Dem Hausverwaltungsdienst obliegt die Durchführung innerdienstlicher Aufgaben. Hierzu gehören der Postdienst, der Hörsaaldienst, der Bereitschaftsdienst, der Reinigungsdienst und der sonstige Hausverwaltungsdienst. Jeder Hausmeister/jede Hausmeisterin ist für die Betreuung und die Sicherheit der ihm/ihr anvertrauten Dienstgebäude verantwortlich.
Die Öffnungs- und Schließzeiten der Gebäude sind dem jeweiligen Bedürfnis entsprechend festgelegt. Die Gebäude sind, unbeschadet der Einzelregelungen, innerhalb der üblichen Dienstzeiten geöffnet zu halten, insbesondere Notausgänge.
Sonntags und feiertags bleiben die Gebäude grundsätzlich geschlossen.
Bei Sitzungen der Universitätsorgane und der Organe der ständigen Einheiten für Forschung und Lehre, übernimmt der Hausmeister/die Hausmeisterin das Schließen der Türen. Zeitpunkt und voraussichtliche Dauer der Sitzungen sollen dem Hausmeister/der Hausmeisterin rechtzeitig bekannt gegeben werden.
Der größte Teil der Flächen im Bereich „Altstadt`` und „Im Neuenheimer Feld`` sind an Fremdfirmen vergeben. Soweit dies nicht der Fall ist, obliegt die Wahrnehmung dieser Aufgabe dem Hausmeister/der Hausmeisterin.
Der Verkehrssicherungspflicht unterliegen alle zum Universitätsbereich führenden, unmittelbar an Universitätsgebäude oder an für Universitätszwecke angemieteten Grundstücke angrenzenden Flächen (z.B. Gehwege, Parkflächen, Höfe) sowie alle Verkehrswege und Flächen in den Gebäuden und Räumen. Die sachgerechte, gefahrlose Benutzung der jeweiligen Flächen ist durch eine auf die Nutzung abgestellte und den jahreszeitlichen Verhältnissen entsprechende Reinigung (z.B. die Verwendung von Streumaterial, Wachs und dgl.) so zu gewährleisten, dass Unfälle durch Nässe, Schnee, Eis, Wachsglätte usw. nicht entstehen können.
Im übrigen sind die jährlichen Rundschreiben zu beachten.
Rechtzeitiges Einschalten der Beleuchtung vor und in den Gebäuden, Entfernung von Hindernissen auf den Verkehrsflächen (Fahrräder, Baumaterial, Bretter, Stühle, Gefäße usw.), Beseitigung von Sand, Schnee, Überschwemmungen, Schlamm und von sonstigen den normalen Verkehrsfluss hemmenden Dingen, gehören ebenso zu den Aufgaben im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht.
Die jeweils geltenden Bestimmungen der örtlichen Polizeibehörde über die Wahrnehmung der Verkehrssicherung sowie die jeweilige vom Hauseigentümer/von der Hauseigentümerin erlassene Hausordnung für Mieträume sind zu beachten.
Soweit Parkplätze der Hausverwaltung zur Betreuung zugewiesen sind, ist für Ordnung und Sauberkeit auf den Parkplätzen zu sorgen. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die Zufahrten zu den Parkplätzen für Lieferfahrzeuge, für Fahrzeuge der Müllabfuhr, Rettungsfahrzeuge oder für einen Katastrophenfall offen gehalten werden.
Zu Beginn eines jeden Semesters sind die Hörsäle für den Vorlesungsbetrieb ordnungsgemäß herzurichten (Prüfung der technischen Ausstattung). Die Hörsäle sind stets unter Verschluss zu halten und nach Maßgabe der Belegungspläne für den Vorlesungsbetrieb rechtzeitig vor Beginn einer Lehrveranstaltung zu öffnen. Nach jeder Veranstaltung sind nicht mehr benötigte technische Einrichtungen (Mikrophone, Projektoren usw.) abzubauen und zu verwahren, sofern diese nicht fest installiert sind.
Das Rauchen in den Unterrichtsräumen ist untersagt.
Die Hausmeister/Hausmeisterinnen haben in den Unterrichtsräumen die entsprechenden Hinweise auf das Rauchverbot anzubringen und auf die Einhaltung des Rauchverbots auch außerhalb der Vorlesungen zu achten.
Die Überlassung von Hörsälen für Veranstaltungen Dritter geschieht unter der Voraussetzung, dass in der Regel ein verantwortlicher Hausmeister/eine verantwortliche Hausmeisterin im Gebäude anwesend ist. Die Hausmeister/Hausmeisterinnen können insoweit zur Dienstleistung bei diesen Veranstaltungen verpflichtet werden.
Für die vertragliche Überlassung von Räumen an Dritte ist die Abt. Bau- und Liegenschaften der ZUV zuständig.
Die Vorbereitung und Öffnung der Räume, insbesondere für außeruniversitäre Veranstaltungen, kann erst nach schriftlicher Raumzuweisung erfolgen. Werden nach der Veranstaltung Schäden festgestellt, so ist dies unverzüglich der für die Hörsaalvergabe zuständigen Stelle mit allen Einzelheiten zu melden, damit Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden können.
Amtliche Bekanntmachungen sind an den dafür vorgesehenen Stellen auszuhängen. Mitteilungen des Personalrats sind an besonders gekennzeichneten Stellen auszuhängen. Sonstige Plakatierungen sowie das Verteilen von Flugblättern sind nur mit Genehmigung des jeweiligen Leiters/der jeweiligen Leiterin der betreffenden universitären Einrichtung zulässig.
Plakate oder sonstige Bekanntmachungen, die nicht an den hierfür vorgesehenen Stellen angebracht sind, sind von dem Hausmeister/der Hausmeisterin zu entfernen. Ebenso die Plakate, die auf Zeitpunkte hinweisen, die abgelaufen sind.
Für die Behandlung von Fundsachen gilt folgendes:
2.1.5.1 Sämtliche Gegenstände, die innerhalb der Dienstgebäude der Universität verloren wurden, sind bei der nächsten Hausmeisterstelle abzuliefern. Gegenstände, die im weiteren Universitätsgelände gefunden werden, können von der Universität nicht angenommen werden. Für diese ist das städtische Fundbüro zuständig.
2.1.5.2 Die Hausmeister/Hausmeisterinnen übernehmen die Verwaltung, Aufbewahrung und ggf. die Aushändigung der Gegenstände an den Empfangsberechtigten.
2.1.5.3 Die Fundgegenstände sind in einem Verzeichnis zu erfassen, das folgende Angaben enthält: Datum der Abgabe, Ort und Zeitpunkt des Fundes, Beschreibung des Gegenstandes.
2.1.5.4 Wertsachen und wichtige Papiere werden nach Eintragung in dieses Verzeichnis gegen Quittung der Universitätskasse übergeben. Für die Aufbewahrung dort gilt die „Fundsachenanordnung des Landes Baden-Württemberg`` vom 29.09.1981 (GABl. S. 1570), zuletzt geändert am 02.09.1999 (GABl. S. 518). Bei Fund von Bargeld (z.B. Brieftaschen mit Bargeldinhalt) ist die Fundsache an den Geschäftsleitenden Beamten zu geben, der die Annahme durch die Universitätskasse veranlasst.
2.1.5.5 Fundgegenstände werden von der Hausverwaltung nur an Personen herausgegeben, die sich eindeutig als Eigentümer/Eigentümerinnen, Verlierer/Verliererinnen oder deren Bevollmächtigte ausweisen können.
Die Herausgabe erfolgt gegen Unterschrift des Empfängers/der Empfängerin im Fundverzeichnis. Auch dessen/deren Name und Adresse müssen dort festgehalten werden.
Kann der Abholer/die Abholerin sich nicht eindeutig als empfangsberechtigt ausweisen oder übersteigt der Wert des Gegenstandes 25,00 €, ist die Zustimmung des Leiters/der Leiterin der betreffenden universitären Einrichtung notwendig.
2.1.5.6 Fundgegenstände, die nicht innerhalb von 4 Wochen abgeholt worden sind, werden öffentlich (am Schwarzen Brett) ausgeschrieben, wobei auf eine weitere Aufbewahrungsfrist von 6 Wochen verwiesen wird. Für diese Fristen wird die Zeit der Semesterferien nicht angerechnet. Im Übrigen gelten die §§ 978 ff. BGB.
Dem Hausmeister/der Hausmeisterin stehen zur Erfüllung seiner/ihrer Aufgaben Lagerräume für Reinigungsmaterial usw. zur Verfügung. Außerdem werden, soweit baulich möglich, Geräteräume und Sozialräume für die Reinemachefrauen/Reinemachemänner bereitgestellt. Es muss für ausreichende Lüftung und eine geordnete Übersicht in diesen Räumen gesorgt werden.
Gilt nur, wenn die Kontrolle der Parkplätze nicht an eine Fremdfirma vergeben ist.
Dem Hausmeister/der Hausmeisterin obliegt die Kontrolle der zur Bewachung zugeteilten Parkplätze. Fahrzeuge, die nicht mit einer Parkberechtigungsplakette versehen sind, dürfen auf diesen Plätzen nicht parken.
Parkberechtigungsplaketten werden von der Abteilung Bau- und Liegenschaften der Universitätsverwaltung vergeben.
Maßnahmen gegen unberechtigt Parkende dürfen vom Hausmeister/von der Hausmeisterin nur eingeleitet werden, wenn im Einzelfall oder auf der Grundlage einer allgemeinen Ermächtigung der Abteilung Bau- und Liegenschaften die Erlaubnis hierfür vorliegt. Unberechtigt parkende Fahrzeuge werden mit einer Benachrichtigung versehen und können ggf. kostenpflichtig abgeschleppt werden.
Die Parkplätze sind in regelmäßigen Abständen zu reinigen.
Diese Aufgaben sind in eigener Zuständigkeit durchzuführen, wobei die Unfallverhütungsvorschriften zu beachten sind.
Die Übertragung von besonderen Aufgaben ist abhängig von den Verhältnissen vor Ort und bedarf einer besonderen Anweisung durch den Leiter/der Leiterin der betreffenden universitären Einrichtung. Ziffer 8. ist zu beachten.
Die Reinigung der Gebäude erfolgt durch hauseigenes Personal im Reinigungsdienst und durch Reinigungsunternehmen.
Die Gebäude werden in Reinigungsreviere eingeteilt.
Die Reinemachefrauen/Reinemachemänner sorgen für gewissenhafte und regelmäßige Reinigung ihrer Reviere. Die bereitgestellten Maschinen und Geräte sind zur Erledigung der anfallenden Reinigungsarbeiten zu benutzen. Es obliegt dem Hausmeister/der Hausmeisterin, auf die einwandfreie Ausführung der Arbeiten zu achten.
Für Aushilfskräfte, Krankheitsvertretungen usw. hat der Hausmeister/die Hausmeisterin Taglohnlisten zu führen und diese abzuzeichnen.
Der Reinigungsdienst darf frühestens 6.00 Uhr morgens in den Gebäuden der Universität anwesend sein. Bei Ausführung von Reinigungsarbeiten in gefährdeten Bereichen (z.B. Labors) muss eine zweite Person anwesend und entsprechende Unterweisung erfolgt sein.
Ist die Reinigung einer Reinigungsfirma übertragen, so erhält der Hausmeister/die Hausmeisterin eine Vertragsabschrift, aus welcher der Umfang der Reinigungsarbeiten sowie nähere Vereinbarungen zu ersehen sind. Es obliegt dem Hausmeister/der Hausmeisterin, für eine einwandfreie Ausführung der Arbeiten Sorge zu tragen. Beschwerden über Mängel sind der ZUV (Abt. 4.1/Budget- und Wirtschaftsangelegenheiten) bekannt zu machen. An die Reinigungsfirma ausgegebene Hausschlüssel sind in die Schlüsselkartei einzutragen.
Bei Ausführung von Reinigungsarbeiten in gefährdeten Bereichen (z.B. Labors) muss eine zweite Person anwesend und entsprechende Unterweisung erfolgt sein.
Bei der Durchführung von Instandsetzungsarbeiten sowie Wartungsarbeiten haustechnischer Anlagen ist wie folgt zu verfahren:
Alle aus Baumitteln zu bestreitenden Aufträge werden ausschließlich vom Universitätsbauamt vergeben. Kosten, die durch eigenmächtige Auftragsvergaben und -erweiterungen sowie Anweisungen auf der Baustelle durch Bedienstete der Universität oder der Technischen Betriebsleitung ohne vorherige ausdrückliche Einverständniserklärung des zuständigen Sachbearbeiters des Universitätsbauamtes oder der ZUV (Abt. 3.2/Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten) entstehen, werden den dafür verantwortlichen Dienststellen angelastet.
Ausgenommen hiervon sind lediglich Aufträge bei Katastrophen- und besonderen Gefahrenfällen, bei denen die sofortige Beauftragung einer Firma zur Abwendung von Folgeschäden unumgänglich ist und beim Universitätsbauamt der zuständige Sachbearbeiter/die zuständige Sachbearbeiterin nicht kurzfristig erreichbar ist. Die schriftliche Auftragserteilung ist umgehend zu beantragen.
Ausgenommen davon ist weiterhin die Material- und Ersatzteilbeschaffung für die Technische Betriebsleitung, für die vom Universitätsbauamt aus dem Bauhaushalt Mittel zur Verfügung gestellt sind.
Die Beschaffung von Reinigungsgeräten, Reinigungsmitteln und den sonstigen für die Hausbewirtschaftung notwendigen Verbrauchsgütern (z.B. Glühbirnen, Leuchtstoffröhren) hat über die Beschaffungsstelle der Universitätsverwaltung zu erfolgen; es ist ein Zentrallager eingerichtet. Für Materialanforderungen sind Bestellscheine zu verwenden.
Auf Lieferscheinen oder Rechnungen ist die Richtigkeit der Lieferung bzw. Leistung zu bestätigen. Die Lieferscheine, Rapportzettel bzw. Wartungsnachweise sind den Rechnungen beizufügen.
Beim Energieverbrauch ist auf äußerste Sparsamkeit zu achten.
Im übrigen sind die jährlichen Rundschreiben zu beachten.
Schäden an Gebäuden und Störungen an Anlagen sind der Abteilung Bau- und Liegenschaften der ZUV umgehend schriftlich zu melden. Für Schadensmeldungen ist der vorgesehene Vordruck zu verwenden.
Bei Katastrophen- und besonderen Gefahrenfällen ist die Zentrale Leitwarte unverzüglich zu informieren (Tel.: intern 4444).
Für die laufende Überwachung, Wartung und Instandhaltung aller allgemeinen technischen Anlagen (für Heizung, Lüftung, Kühlung, Dampferzeugung und die Wasser-, Strom- und Grundversorgungsanlagen) der Universität Heidelberg ist die Technische Verwaltung zuständig.
Wartungsverträge werden ausschließlich von der Zentralen Universitätsverwaltung/Technischen Verwaltung abgeschlossen.
Schäden sind jeweils unverzüglich der Technischen Verwaltung zu melden (Störannahmestelle: Tel. 114-5113 Altstadt oder 114-5114 Neuenheimer Feld)
Außerhalb der üblichen Dienstzeiten ist die Zentrale Leitwarte (Tel.: intern 4444) zu informieren.
Diese Aufgaben sind zum größten Teil an Fremdfirmen vergeben. Soweit dies nicht der Fall ist, obliegt diese Aufgabe dem Hausmeister/der Hausmeisterin.
Jeder Hausmeister/jede Hausmeisterin nimmt die Aufgaben der Gebäudesicherung, insbesondere im Rahmen des Schließdienstes und durch die Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten wahr.
Für besonders gefährdete Einrichtungen sind zusätzliche Raumschutzanlagen eingerichtet und einzelne Bereiche werden durch einen Sicherheitsdienst in den Nachtstunden bewacht.
Bei Einbrüchen, Diebstählen und dergleichen sind die hierzu ergangenen Anweisungen zu beachten.
Bei Wahrnehmung von Anzeichen, die zu einer Katastrophe führen können (z.B. Feuer, Gas, Wassereinbrüche, Explosionen oder Bombendrohungen), ist sofort die Feuerwehr, die Polizei, das Rote Kreuz bei Personengefährdung, die Zentrale Leitwarte (Tel.: intern 4444) ggf. durch vorhandene Alarmeinrichtungen zu benachrichtigen.
Die Feuerlöschordnung und allgemeine Verhaltensmaßnahmen sind zu beachten.
Androhungen von Sprengstoffattentaten sind in jedem Fall ernst zu nehmen.
Es ist wie folgt zu verfahren:
5.2.3.1 Bei allen Hinweisen, die einen Sprengstoffanschlag ankündigen, ist das Gebäude sofort zu räumen.
5.2.3.2 Polizei und Rektorat sind sofort zu benachrichtigen.
5.2.3.3 Die Technische Leitwarte ist ebenfalls sofort zu benachrichtigen (Tel.: intern 4444).
5.2.3.4 Die Rückkehr in das Gebäude darf erst erfolgen, wenn die Polizei das Gebäude wieder freigegeben und ein Vertreter/eine Vertreterin des Rektorats dem Betreten des Gebäudes zugestimmt hat.
5.2.3.5 Vorbeugende Maßnahmen zur Soforthilfe und zur Brandbekämpfung sind ggf. einzuleiten.
Bei schweren Krankheitsfällen oder Unfällen ist die Rettungsleitstelle (Tel. 0-19222 oder 110) zu benachrichtigen.
Bei Beginn der Frostperiode oder zu erwartendem Frosteinbruch ist Folgendes zu beachten:
Die Unfallverhütungsvorschriften und sonstigen Sicherheitsbestimmungen sind sorgfältig zu beachten. Die entsprechenden Vorschriften können bei der Abteilung Sicherheitswesen angefordert werden.
Die Erste-Hilfe-Ausrüstungen sind stets in gebrauchsfertigem Zustand zu halten. Verbrauchte Hilfsmittel sind umgehend neu zu beschaffen.
Von dieser Dienstanweisung kann mit Zustimmung des Kanzlers/der Kanzlerin abgewichen werden, wenn örtliche Gegebenheiten dies erfordern. Abweichungen sind schriftlich festzulegen.
Dieser Dienstanweisung haben das Rektorat und der Personalrat zugestimmt. Sie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Gleichzeitig treten alle bis dahin gültigen Regelungen außer Kraft.
Heidelberg, den 23. Januar 2003
gez. R. Gräfin Hagen, Kanzlerin
Der Hausmeisterdienst ist für die Betreuung und die Sicherheit der ihm anvertrauten Dienstgebäude verantwortlich. Ihm obliegt die Durchführung der nachfolgend aufgeführten innerdienstlichen Aufgaben:
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